Algemene voorwaarden.

ART. 01In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder

• Algemene voorwaarden: de voorwaarden die in dit document staan;
• Bureau: het organisatieadviesbureau UWBS Financial Services B.V.;
• Opdrachtgever: de partij die met het bureau contracteert c.q. beoogt te contracteren;
• Opdracht: iedere overeenkomst tussen het bureau en opdrachtgever tot het leveren van producten en diensten aan opdrachtgever;
• Offerte: elk mondeling of schriftelijk aanbod van het bureau om een opdracht met haar aan te gaan;
• Materialen: alle door het bureau in het kader van de opdracht ontwikkelde rapporten, adviezen, resultaten, tekeningen, software, databanken, concepten.

ART. 02Toepassing van de algemene voorwaarden

1. Deze algemene voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, werkzaamheden, overeenkomsten en andere handelingen waarbij het bureau goederen en/of diensten levert aan de opdrachtgever.
2. De voorwaarden van de opdrachtgever, zoals inkoopvoorwaarden, gelden niet. Het bureau wijst deze nadrukkelijk af.
3. Wijzigingen in de opdracht of in deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig als beide partijen deze schriftelijk hebben vastgelegd en ondertekend door bevoegde personen.
4. Het bureau heeft het recht deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. Het bureau zal de opdrachtgever uiterlijk één maand vóór inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden schriftelijk informeren over de inhoud en ingangsdatum van de wijziging. Indien opdrachtgever niet akkoord gaat met de wijziging, heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst schriftelijk op te zeggen vóór de ingangsdatum van de wijziging. In dat geval eindigt de overeenkomst op de ingangsdatum van de wijziging. Zonder opzegging wordt de opdrachtgever geacht de gewijzigde voorwaarden te hebben aanvaard.

ART. 03Totstandkoming van de opdracht

1. Een offerte van het bureau is altijd vrijblijvend, behalve als er duidelijk anders in de offerte staat.
2. De offerte is gebaseerd op de informatie die de opdrachtgever tot aan de datum van de offerte aan het bureau heeft gegeven. De opdrachtgever moet ervoor zorgen dat het bureau alle informatie krijgt die nodig is om de opdracht goed uit te voeren. Het bureau is niet verantwoordelijk voor fouten of onvolledige informatie die door de opdrachtgever is gegeven.
3. De opdracht geldt pas als er overeenstemming is over het tarief en de opdrachtgever de offerte schriftelijk heeft geaccepteerd. Als de offerte niet schriftelijk wordt bevestigd, maar het bureau met toestemming van de opdrachtgever toch begint met het uitvoeren van de opdracht, dan wordt de inhoud van de offerte gezien als wat partijen zijn overeengekomen.

ART. 04Rechten en plichten van het bureau

1. Het bureau doet zijn best om de opdracht goed uit te voeren, volgens de regels van goed vakmanschap en de gedragscode van de Orde van organisatiekundigen en -adviseurs. Het bureau kan echter niet beloven dat het doel dat de opdrachtgever voor ogen heeft, ook echt wordt bereikt.
2. Tijdens de uitvoering van de opdracht hebben het bureau en de opdrachtgever regelmatig contact over de voortgang en over hoe het werk wordt gedaan.
3. Als er tijdens de opdracht iets gebeurt dat de voortgang of het resultaat kan beïnvloeden, moeten het bureau en de opdrachtgever dit zo snel mogelijk aan elkaar laten weten.
4. Als de opdrachtgever de informatie die het bureau nodig heeft niet op tijd of niet volgens afspraak aanlevert, of op een andere manier haar verplichtingen niet nakomt, dan mag het bureau het werk tijdelijk stoppen. De kosten die hierdoor ontstaan, mag het bureau volgens haar normale tarieven aan de opdrachtgever doorberekenen.
5. Het bureau mag de ingehuurde adviseur(s) of medewerker(s) vervangen. Daarbij zal het bureau zijn best doen om iemand van hetzelfde niveau in te zetten, zodat de kwaliteit en het verloop van de opdracht zo goed mogelijk blijven.

ART. 05Rechten en plichten van de opdrachtgever

1. De opdrachtgever zorgt ervoor dat:
   1. het bureau op tijd alle informatie, documenten en gegevens krijgt die nodig zijn om de opdracht goed uit te voeren;
   2. alle belangrijke feiten en veranderingen die invloed kunnen hebben op de opdracht — zoals een wijziging in beleid, organisatie of marktpositie — zo snel mogelijk aan het bureau worden doorgegeven. Zo kan het bureau hier op een juiste manier rekening mee houden;
   3. de medewerkers van de opdrachtgever die bij de opdracht betrokken zijn voldoende tijd hebben om mee te werken.
2. De opdrachtgever beschermt (vrijwaart) het bureau tegen claims van anderen, waaronder adviseurs en medewerkers van het bureau, die schade lijden door iets wat de opdrachtgever heeft gedaan of niet heeft gedaan, of door onveilige situaties binnen het bedrijf van de opdrachtgever.
3. De opdrachtgever beschermt (vrijwaart) het bureau en haar adviseurs en medewerkers ook tegen eisen van de Belastingdienst of het UWV. Dat geldt voor alles wat te maken heeft met het inhouden of betalen van belastingen en sociale premies, inclusief rente en boetes, die voortkomen uit het werk dat het bureau of haar medewerkers hebben gedaan.

ART. 06Aanpassing van de opdracht

1. Als er tijdens de uitvoering van de opdracht iets gebeurt dat bij de start niet was voorzien, zoeken opdrachtgever en bureau in goed overleg naar een oplossing. Dit kan betekenen dat de opdracht of de inhoud daarvan wordt aangepast.
2. De opdrachtgever begrijpt dat een verandering in de opdracht (zoals in de omvang, werkwijze of aanpak) invloed kan hebben op de planning. Als de aanpassing het gevolg is van een verzoek of handeling van de opdrachtgever, of van omstandigheden die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, mag het bureau het extra werk in rekening brengen volgens de normale tarieven. Dit gebeurt dan als een aanvullende of aparte opdracht.

ART. 07Vertrouwelijkheid

1. Beide partijen behandelen alle informatie van de andere partij als vertrouwelijk, als duidelijk is of hoort te zijn dat de informatie vertrouwelijk is. Alleen als de wet openbaarmaking verplicht, mag de informatie worden gedeeld. De partij die vertrouwelijke informatie ontvangt, gebruikt deze alleen voor het doel waarvoor de informatie is gegeven. Informatie wordt altijd als vertrouwelijk gezien als één van de partijen dat heeft aangegeven. De opdrachtgever mag zonder schriftelijke toestemming van het bureau geen informatie delen met anderen over de aanpak, werkwijze of materialen van het bureau.

ART. 08Duur en beëindiging van de opdracht

1. De overeenkomst geldt voor één jaar. Na dat jaar wordt de overeenkomst automatisch verlengd voor onbepaalde tijd, tenzij deze wordt opgezegd. De opzegtermijn is één maand. Als de opdrachtgever de overeenkomst binnen het eerste jaar beëindigt, mag de opdrachtnemer de gemaakte kosten in rekening brengen.
2. De opdrachtgever begrijpt dat de duur en planning van de opdracht kunnen veranderen door onvoorziene omstandigheden. Dit kan bijvoorbeeld komen door de kwaliteit van de informatie die de opdrachtgever aanlevert of door de beschikbaarheid en inzet van medewerkers van de opdrachtgever.
3. Het bureau zal zich inspannen om de opdracht binnen de afgesproken planning uit te voeren. De genoemde termijnen zijn echter geen strikte of vaste deadlines. Behalve bij opzet of grove fouten van het bureau, geeft het overschrijden van de planning geen recht om de opdracht te stoppen of te ontbinden, en ook geen recht op schadevergoeding.
4. Beide partijen mogen de opdracht tussentijds schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand, als één van de partijen kan aantonen dat uitvoering van de opdracht door belangrijke redenen veel moeilijker of onmogelijk is geworden, en afronding van de opdracht niet redelijkerwijs gevraagd kan worden.
5. Als de opdracht om welke reden dan ook wordt beëindigd, moet de opdrachtgever alle werkzaamheden die het bureau tot dat moment heeft uitgevoerd volledig en op tijd betalen. Facturen die al zijn verstuurd, blijven van kracht en moeten direct betaald worden bij beëindiging van de opdracht.
6. Beide partijen mogen de opdracht direct beëindigen, zonder tussenkomst van de rechter, als de andere partij (a) failliet wordt verklaard, (b) uitstel van betaling aanvraagt, (c) de onderneming wordt beëindigd of (d) een groot deel van het vermogen onder beslag wordt gelegd. In dat geval is het bureau niet verplicht om geld terug te betalen of schade te vergoeden.

ART. 09Tarieven en kosten

1. De werkzaamheden en diensten van het bureau worden, tenzij anders schriftelijk is afgesproken, elke maand gefactureerd op basis van het afgesproken vaste maandtarief.
2. In de tarieven en begrotingen van het bureau zijn alle normale kosten inbegrepen, zoals bureaukosten en reis- en verblijfskosten. Kosten van derden die het bureau moet maken voor de opdracht, worden doorberekend aan de opdrachtgever op basis van de bijbehorende facturen.
3. Alle prijzen en tarieven zijn exclusief btw en andere verplichte belastingen of heffingen. Als er tussentijdse veranderingen zijn die een aanpassing van de tarieven of prijzen noodzakelijk maken, mag het bureau deze doorberekenen aan de opdrachtgever.

ART. 10Betaling

1. De opdrachtgever betaalt alle facturen van het bureau binnen 30 dagen na de factuurdatum op het rekeningnummer dat het bureau aangeeft. Als er een getekende incassomachtiging is, mag het bureau maandelijks het afgesproken abonnementstarief automatisch incasseren.
2. Als de opdrachtgever niet op tijd of niet volledig betaalt, is hij automatisch in verzuim, zonder dat een herinnering nodig is. De opdrachtnemer is gerechtigd tot het opleggen van een boete gelijk aan de wettelijke handelsrente. Wordt er een herinnering gestuurd en blijft betaling uit na deze herinnering, dan kan het bureau de vordering uit handen geven. In dat geval moet de opdrachtgever ook alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten betalen, inclusief kosten van externe experts en juridische kosten.
3. Het bureau mag van de opdrachtgever volledige betaling of zekerheid vragen voordat het aan zijn verplichtingen begint, als het bureau denkt dat de opdrachtgever niet op tijd of niet volledig zal betalen.

ART. 11Aansprakelijkheid

1. Het bureau en haar adviseurs en medewerkers zijn alleen aansprakelijk voor schade die direct ontstaat door een fout van het bureau bij het uitvoeren van de opdracht. De maximale aansprakelijkheid is het bedrag dat het bureau voor de opdracht van de opdrachtgever heeft ontvangen. Als de opdracht langer dan zes maanden duurt, geldt de aansprakelijkheid alleen voor het bedrag dat het bureau in de laatste zes maanden daarvoor heeft ontvangen.
2. Het bureau is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door het gebruik van materialen of resultaten van het bureau. De opdrachtgever beschermt het bureau en haar medewerkers tegen schadeclaims van derden die daarmee te maken hebben.
3. De opdrachtgever moet het bureau snel en schriftelijk informeren als er een fout is. De melding moet duidelijk omschrijven wat het probleem is, zodat het bureau de kans krijgt dit op te lossen. Pas als het bureau na die periode de fout niet herstelt, kan de opdrachtgever aanspraak maken op schadevergoeding.
4. Het bureau is niet aansprakelijk voor gevolgschade, zoals bedrijfsschade of andere indirecte schade door het niet of niet goed uitvoeren van de opdracht.
5. De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet als het bureau of haar leidinggevend management opzettelijk iets fout doet of heel nalatig is.
6. De opdrachtgever moet schade zo snel mogelijk schriftelijk melden. Een schadeclaim vervalt automatisch na zes maanden vanaf het moment dat de schade ontstond.

ART. 12Intellectuele eigendomsrechten

1. Tenzij bureau en opdrachtgever samen schriftelijk anders hebben afgesproken, blijft het bureau altijd de eigenaar van alle rechten op de materialen. Dit zijn rechten zoals auteursrechten, modelrechten en databankrechten.
2. Het bureau geeft de opdrachtgever toestemming om de materialen alleen binnen haar eigen organisatie te gebruiken. Dit mag pas nadat de opdrachtgever alle betalingen aan het bureau heeft gedaan.
3. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bureau mag de opdrachtgever de materialen niet delen, openbaar maken of kopiëren buiten de medewerkers die direct betrokken zijn bij de opdracht. Ook mag de opdrachtgever de materialen niet gebruiken voor juridische claims, rechtszaken, reclame of werving.

ART. 13Slotbepalingen

1. Partijen zullen één jaar na het einde van de opdracht geen medewerkers van de andere partij, die bij de opdracht betrokken waren, zonder schriftelijke toestemming in dienst nemen.
2. Als één van de partijen door overmacht, zoals bedoeld in artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek, niet aan zijn verplichtingen kan voldoen, dan moet deze partij dat meteen aan de andere partij melden. De partijen zoeken samen naar een redelijke oplossing. Als de overmacht langer dan drie (3) maanden duurt, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Alles wat al is gedaan, wordt naar verhouding betaald zonder dat er verder iets verschuldigd is.

ART. 14Toepasselijk recht en geschillenregeling

1. Op alle afspraken, opdrachten en overeenkomsten waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, geldt het Nederlandse recht als uitgangspunt.
2. Als er een conflict of meningsverschil ontstaat tussen het bureau en de opdrachtgever, proberen partijen eerst samen tot een oplossing te komen. Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.